Multitasking adalah keterampilan dalam mengerjakan beberapa aktivitas atau pekerjaan sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Multitasking mengacu pada kemampuan untuk mengelola banyak tanggung jawab sekaligus dengan berfokus pada satu tugas sambil melacak tugas lainnya. Multitasking di tempat kerja paling sering melibatkan bolak-balik antara tugas dan secara efektif melakukan tugas yang berbeda dengan cepat satu per satu. Multitasking kerap dilakukan untuk menghemat waktu. Misalnya, menjawab telepon di area resepsionis yang sibuk di antara menyapa pasien atau menjawab email.
Tak sedikit orang yang beranggapan bahwa mengerjakan beberapa aktivitas atau pekerjaan secara bersamaan akan menghemat waktu dan energi. Padahal, kenyataan yang akan terjadi justru sebaliknya. Multitasking sering kali menghabiskan lebih banyak energi dan mengurangi kualitas pekerjaan.
Untuk itu perlu strategi agar kita bisa menerapkan multitasking baik dalam beraktivitas maupun dalam pekerjaan.
Mengerjakan Pekerjaan yang Masih Berkaitan
Jika Anda ingin memiliki kemampuan multitasking, maka anda harus menyatukan dan mendata pekerjaan yang masih berkaitan satu sama lain terlebih dahulu untuk mempermudah pekerjaan sehingga dapat meningkatkan efisiensi. Seperti mengerjakan kampanye media sosial untuk beberapa akun berbeda. Dengan mengerjakan tugas terkait, Anda dapat meningkatkan konsentrasi Anda. Hindari mengerjakan beberapa tugas yang tidak berkaitan karena otak akan membutuhkan proses adaptasi yang lebih lama saat mengerjakan hal berbeda.
Menentukan Skala Prioritas Agar Terhindar Dari Multitasking
Seseorang yang bisa multitasking dapat menentukan skala prioritas untuk setiap pekerjaan yang dilakukan dari prioritas tertinggi ke terendah. Prioritas yang tinggi adalah pekerjaan yang harus selesaikan terlebih dahulu atau pekerjaan berdasarkan tingkat kesulitan karena semakin lama bekerja akan membuat otak semakin lelah. Saat otak sudah lelah maka pekerjaan sulit yang diletakkan di waktu terakhir akan sulit diselesaikan. Anda bisa menentukan prioritas pekerjaan dari yang tersulit hingga yang termudah. Saat otak masih segar, maka pekerjaan yang sulit akan lebih mudah dikerjakan. Dengan membuat skala prioritas ini, pekerjaan pun dapat terselesaikan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan.
Menentukan Deadline Agar Pekerjaan Lebih Terencana
Menetapkan deadline atau tenggang waktu adalah salah satu hal penting yang perlu diperhatikan saat ingin bekerja secara multitasking. Tenggang waktu akan membantu Anda dalam bekerja serta membuat pekerjaan menjadi lebih terorganisir. Deadline juga akan membantu Anda untuk mengetahui prioritas pekerjaan yang harus diselesaikan terlebih dahulu sehingga akan lebih efisien dan menghemat waktu. Selain itu juga perlu pantauan secara teratur apa yang telah dicapai sepanjang hari untuk memastikan tetap sesuai jadwal maupun deadline. Jika Anda terlambat dari deadline, Anda mungkin perlu berfokus hanya pada satu tugas daripada beralih tugas. Ini dapat membantu Anda menyelesaikan tugas penting dengan cepat dan kembali ke tugas-tugas lainnya.
Membuat To do List Agar Lebih Teratur Dalam Mengerjakan Sesuatu
Setelah menentukan skala prioritas dan menetapkan deadline terhadap pekerjaan, hal selanjutnya yang perlu lakukan adalah membuat to do list. Saat bekerja secara multitasking, jumlah pekerjaan tidaklah sedikit sehingga sering kali lupa apa saja yang harus dikerjakan. To do list tentunya akan membantu mengorganisir kegiatan dan memperjelas tujuan. Anda bisa menyusun daftar yang harus dilakukan, mulai dari hal kecil hingga hal terpenting. Buatlah per tanggal agar bisa mengerjakan semuanya sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Sebenarnya, to do list dapat dilakukan saat mendata pekerjaan yang mungkin dikerjakan dalam satu waktu yang bertujuan sebagai pengingat agar semua pekerjaan dalam daftar dapat diselesaikan dengan baik dan on time.
Berusaha Tetap Fokus Pada Pekerjaan Yang Dilakukan
Mengerjakan pekerjaan dengan multitasking akan membuat Anda dihadapkan dengan beberapa pekerjaan, maka anda harus tetap fokus, apalagi kalau banyak hal yang harus diselesaikan. Demi menghemat waktu, harus tetap fokus pada pekerjaan yang harus diselesaikan sehingga semuanya dapat terselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Menerapkan Sikap Disiplin Waktu Dalam Bekerja
To do list akan berakhir hanya sebagai catatan saat anda tidak menerapkan sikap disiplin untuk mengerjakannya. Setelah membuat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan, anda harus segera mengerjakan apa yang bisa dikerjakan dengan fokus. Jangan menunda-nunda pekerjaan karena hal ini hanya akan membuatnya semakin menumpuk dan membuang-buang waktu saja.
Delegasikan tugas jika diperlukan
Saat memprioritaskan tugas, kemungkinan besar anda akan menemukan tugas dengan prioritas lebih rendah untuk dapat didelegasikan kepada orang lain.
Kurangi gangguan
Gangguan akan mempengaruhi multitasking karena akan mengurangi kemampuan anda untuk fokus. Cara menghilangkannya:
- Menjaga pintu kantor tetap tertutup saat mengerjakan tugas yang membutuhkan perhatian penuh anda
- Pergi ke ruang konferensi yang tenang jika ruang kerja utama anda terlalu berisi
- Mematikan ponsel dan membuatnya tidak terlihat
- Mendengarkan musik jika itu meningkatkan fokus anda
- Beristirahat setiap jam untuk mengisi ulang
Beristirahat Ketika Sudah Merasa Lelah
Meskipun banyak pekerjaan yang harus diselesaikan, tetap tidak boleh mengabaikan waktu untuk beristirahat. Istirahat sejenak untuk memberi energi tambahan pada tubuh sehingga pikiran yang lebih segar dan dapat lebih bersemangat dalam beraktivitas. Persepsi semakin sedikit waktu tidur akan membuat semakin produktif adalah hal yang keliru. Kondisi tubuh yang lelah akan mengakibatkan sulit berkonsentrasi yang pada akhirnya berdampak buruk pada pekerjaan. Tidak perlu terlalu lama, bisa sedikit meluangkan waktu untuk istirahat sehingga aktivitas kerja lebih berkualitas dan hasilnya pun menjadi maksimal.
Memang, multitasking akan membantu Anda menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam satu waktu saja. Namun, segala sesuatu pasti memiliki dampak negatif.
● Mengakibatkan Penurunan Produktivitas
Saat Anda melakukan banyak pekerjaan dalam satu waktu tentunya akan menyita banyak perhatian sehingga kinerja otak akan mengalami penurunan yang secara otomatis berdampak pada produktivitas
● Berisiko Mengalami Stres Karena Mengerjakan Banyak Hal Secara Sekaligus
Multitasking ternyata juga bisa meningkatkan resiko seseorang mengalami stres. Hal ini lantaran seseorang dituntut untuk dapat mengerjakan semua hal dalam waktu bersamaan dan singkat. Jika tidak terbiasa melakukannya, kemungkinan besar akan mengalami stres.
● Beresiko Mengalami Depresi
Tingkat keparahan yang mungkin terjadi saat Anda dipaksakan untuk melakukan pekerjaan secara multitasking adalah depresi. Saat seseorang tidak mampu mencapai target, hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan harapan akan mendorong mereka untuk mengalami depresi.
[SHARE INFORMASI dengan cara bagikan link POLINDO INTERNASIONAL https://politeknikindonesia.com/ ke saudara, keluarga, ataupun teman-teman anda.]
[ Hanya dengan uang 500rb sudah bisa kuliah, di STIE PEMUDA School Of Business https://www.stiepemuda.ac.id/
[Yuk Kepoin juga ASRILOKA WONOSALAM <<KLIK tempat outbound terbaik yang ada di wonosalam kabupaten jombang]
